突然ですが、プライベートの時間を楽しむため、仕事をいかに時短でこなし、効率化させることが重要かご存知でしょうか。
長時間仕事をすると、残業が増える・疲れるといった悪循環からプライベートの時間が減るばかりか、せっかくの休暇も寝て過ごすなんてことが多くなります。
そこで今回は、プライベートをより充実させるために、仕事を爆速で終わらせるための時短テクニックをご紹介します。会議、デスク周り、通勤、オフィスワークで使える時短テクニックを集めました。すぐに実践できるハウツーばかりですので、ぜひ参考にしてください！
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仕事時短術：デスク周り編
最初にご紹介する仕事時短術は、デスク周りでできる時短術です。
特に仕事の大半をデスクで過ごす場合、デスク周りをいかに整え、仕事をしやすくするかが効率化のカギです。
１．整理整頓をする
毎朝、机の上を掃除して、すっきりした気持ちで1日をスタートさせたいもの。
机の上が散らかっていると、必要なものが見つからず、探しもので貴重な時間を無駄にすることになります。
そのため、デスク周りは綺麗に整えることが仕事の時短につながります。
また、作業動線を考えた机の整理もおすすめです。
毎朝の整理整頓もルーティン化してしまえばそれほど苦にはなりません。
２．ファイリングする
書類を紛失しないためには、こまめに書類をファイリングすることが大切です。
最初は大変な作業に思えるかもしれませんが、長い目で見ればビジネスの効率化につながります。
ファイリングは書類の保存だけでなく、どこにどのような書類があるかわかることで、書類を探し回る手間をカットできます。
ファイリングの一例として、提出が必要な書類とそうでない書類でまず分けます。
次に、赤：大至急、黄色：優先、青：順次処理、というような優先順位に合わせて付箋を貼ると使いやすくなりますよ。
３．自分の機嫌を取る
いくら快適な職場環境でも、やる気が起きずなかなか仕事が進まいなんてことがあるかもしれません。
そんなときは、オフィスでお気に入りのマグカップを使ったり、好きな推しの色のの文房具を使ったり、何かモチベーションにつながるようなこと試してみてください。
仕事にやる気が出ないときでも、自分を奮い立たせるものを視界に入れることで、効率的に仕事を勧められます。
応援している推しにイメージカラーがある場合は、その推し色で小物を統一しても◎
仕事時短術：事務作業編
続いて、事務作業に関する時短テクニックをご紹介します。
すでにご存知のハウツーがあるかもしれませんが、今一度、仕事の効率化のために作業を見直してみませんか。
４．共用機械は空いている時間を狙う
多くの人がコピー機やプリンターを利用する場合は、朝など空いている時間に利用すると、待たずに済みます。
コピー機やプリンターは、一人ではなかなか利用できないケースも多いもの。だからこそ、使うタイミングが大切！
また、機械が動いている間に他の作業ができれば、仕事の効率も上がります。
５．連絡は簡潔に行う
報連相をすることは、仕事をする上で最も重要なことの1つです。
報連相を円滑に行うためには、電話での連絡はもちろん、チャットやメールでも相手が理解しやすい文章を心がけると◎
また、内容は簡潔にまとめ、結論から話すことを意識すると理解の促進につながります。
６．TODOリストを作成する
1日のタスクを書き出すことで、次に何をすべきかが明確になり、時間の短縮につながります。
TODOを視覚化することで、作業のやり忘れを防ぐことができますし、それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかるか見積もりを出したり逆算することもできます。
TODO毎にどのくらいの時間をかけるか、作業時間（制限時間）を決めてしまってもよいでしょう。
また、自分用のTODOであれば手書きして目につくところに置いたり、チームで共有すべきTODOは社内で使用している連絡ツールなどで共有して◎
７．テンプレートを作る
事務作業は、毎日の繰り返しや毎月の繰り返しとなる業務が多めです。
そのため、よく使うフレーズは、テンプレートやユーザー辞書を作成しておくと、長い目で見て時間の節約になります。誤字脱字も防げて一石二鳥◎
ただし、メールのテンプレートを作成するときは、署名の設定も忘れないようにしましょう。
８．ショートカットを使う
仕事の時短術と言えば、ショートカットは欠かせません。
ホーム画面からブラウザ、エクセル、ワードなどあらゆる場面でショートカットは使えます。
ショートカット術を集めた書籍が多数発売されているぐらいですから、仕事の時短にショートカットはマストと言って差し支えありません。
覚えた数だけパソコンでの作業が早くなり、慣れればマウスを使わない方が早くなります。
９．マクロ・VBAを使う
ショートカットより一歩進んだ時短術といえば、マクロやVBAです。こちらも多くの書籍が発売されているほど、仕事の時短に必要なものです。
マクロはパソコンの操作を自動化する機能で、VBAはエクセルなどのOffice製品で使えるプログラミング言語です。
マクロは初期設定がやや難しいですが、一度設定すればその効率はかなりのものです。
また、Excel等のVBAを習得して動作させることができれば、誰でもできる簡単な作業をコンピュータがやってくれるようになります。
もしVBAが難しくても、エクセルには便利な関数がたくさんあるので、それを活用しても◎
最近は、InstagramやYoutubeにマクロやVBAの解説動画がたくさん投稿されていますので、一度検索して投稿者をフォローしてみてはいかがでしょうか。
１０．サイトをブックマークする
よく訪れるサイトは、ブックマークしておくと効率的です。
ちょっとした効率化ですが、都度サイトを探す手間を考えると、ブックマークは積極的に活用すべきです。
塵も積もれば山となりますので、使用頻度が高いサイトほどお気に入りに保存して、時短しましょう！
１１．午前中にクリエイティブな作業をする
午前中にクリエイティブな仕事、午後は作業や会議のような仕事をすると効率的です。
つまり、脳がクリアでまだ疲労が蓄積していない朝や午前中のうちに、クリエイティブな業務を終わらせてしまいます。
また、午後の眠くなる時間に、誰かに電話するようなタスクを入れておくのもポイントです。
１２．新人教育のコツ
ある程度マニュアルがある仕事の新人教育を行うとき、始めは紙のマニュアルを用意して、実際に仕事をしながら説明します。
そうすることで、自分が行う仕事のイメージをつかみ、質問もしやすくなります。
次に、一人で仕事をしてもらいますが、最初の何個かの作業は横について都度指摘すします。
最後に1人で仕事をしてもらい、何か質問があれば都度聞きに来てもらうという形で教育に割く時間を効率化できます。
仕事時短術：通勤編
自宅と職場の距離が遠ければ遠いほど、通勤時間は有効活用しないともったいないものです。
通勤時間でできるハウツーもご紹介します。
１３．通勤ラッシュを避ける
通勤ラッシュを避けて移動することで時間に余裕のある行動ができ、時間を有効活用できます。
例えば、通勤ラッシュになる前に会社近くまで移動し、職場近くでゆっくり朝食を済ませたり、勉強する時間やジムで身体を動かすを確保できます。
フレックスタイム制なら、朝早くから仕事をして、はやく仕事を終わらせることもできます。
他の人よりもはやく移動する必要はありますが、その分自分の時間を確保し、有意義な時間の使い方が可能になります。
１４．クロスバイクを使う
健康などのために自転車通勤をする場合、クロスバイクを使うと通常の自転車を使用するよりも通勤時間を大幅に短縮できます。
クロスバイクを購入する初期費用はかかってしまいますが、クロスバイクは快適に、かつ速く走れるため自転車通勤にはおすすめです。
１５．通勤中に仕事をする
通勤中に仕事をしてしまう方法もあります。
原稿を書くような仕事があれば、携帯などのメモ帳に原稿案を買いたり、仕事に必要な情報収集を済ませてしまうなど、いくつかやり方はあります。
ただし、社外秘の内容やNDAを締結している仕事は、通勤中に済ませてしまう仕事には向いていません。
１６．締め切りをカレンダーで管理する
仕事のヌケモレを防ぐため、各仕事の期限毎にカレンダーを記入する時短術もあります。
やるべき仕事が明確化され、期限が決まっていれば逆算して作業スピードの調整もできます。
各タスクに完了すべき時間帯が設定されるため、効率的なワークフローを実現できます◎
仕事時短術：会議編
会議でできる時短術もご紹介します。
だらだらと長引く会議が多い場合、いっその事、会議はデスク周りで済ませてしまう方法もあります。
１７．デスクまわりで打ち合わせをする
会議室でお茶を飲みながら会議をすると、どうしても会議時間が長くなってしまうことがあります。
そこで、いっその事、会議はスキップして、デスクの近くで立って会議や打ち合わせをするという時短術もあります。
着席せず立ったままで、飲み物もなしであれば意外とすぐに打ち合わせは終わります。
１８．会議内容を事前共有する
会議を時短したいなら、会議の内容を事前に送信・共有してみてはいかがでしょうか。
そうすれば、議論すべきこと、決定すべきことが全員に伝わり、意思決定のために時間を使うことができます。
会議が長引かないよう、事前の準備をしっかりしておくことで会議の時短になります。
１９．オンライン会議を導入する
この数年で導入された企業が多いかもしれませんが、オンライン会議も会議の時短にぴったりです。
オンライン会議は各地にいるメンバーや同僚とビデオ通話でつなぎ、オンライン上で会議を行います。
そのメリットは、わざわざ会議場へ出向く必要がないことです。つまり、会議のためだけに移動する時間をカットでき、カットした時間は別の仕事ができるようになります。
仕事時短術：ツール編
ツールを使った仕事時短術もご紹介していきます。
ツールアイテムを使うことで、仕事がスムーズに進行し、時短にもなります。
２０．TODOツールを使う
仕事ツールの定番とも言えるTODOツール。
月間や週ごと、1日ごとにやるべきTODOをまとめ、タスク管理をすることでタスクのヌケモレを防ぎます。
また、効率的に仕事を進めるためのにも仕事を「見える化」すると、頭の整理にもなり、効率的に業務を遂行できます。
TODOツールはGoogleやMicrosoftなどにメジャーなTODOツールがありますし、有料アプリにも使いやすいTODOツールがあります。
２１．ホワイトボードを使う
チームで仕事を進める時、全体で共通認識を持つため、やるべきことをホワイトボードに書き出す方法があります。
これは、共通認識を持つことで無駄な仕事を減らし、効率的に仕事を進めることに役立ちます。
共通認識を持つ方法は会議やメールで共有するなどさまざまな方法がありますが、常に目につく場所に掲示しておくことでより記憶に定着しやすくなります。
２２．カウントダウンタイマーを使う
タイマーで時間を区切って仕事をすることで、効率的に、かつ仕事をスピーディーに進められます。
やり方は、1時間毎や作業にかかる時間、定時までの時間などでタイマーをセットするだけです。
作業の進捗を管理しやすくなり、また締め切りへの緊張感を維持できます。
パソコンやブラウザの拡張機能にあるタイマーを使っても便利ですよ◎
２３．ITツールを導入する
ITツールの導入も業務効率化に大きく寄与します。個人でできる時短術というよりは、部署や社内全体で利用することになります。
有名な業務効率化のITツールといえば、クラウド名刺管理のEight、顧客管理のHubSpot、グループウェアのサイボウズOffice、見積書や請求書の自動作成ツールのMisocaなどなど、さまざまな企業から業務を効率化してくれるITツールが提供されています。
これまで手作業で行っていた事務作業等を自動で行ってくれるものばかりですので、使わない手はありません。
仕事時短術の動画はある？
仕事の時短術は書籍やYoutube、Instagram、最近はTiktokまで、さまざまなツールで紹介されています。
その中でも、ここではYoutubeで人気の時短仕事術に関する動画をご紹介します！
実はあまり知られていない15のショートカットキー
パソコンをよく使う人なら知っておいて損はないショートカットキーを15個紹介している動画です。
アプリを切り替えたり、スクリーンショットを撮ったりと覚えておくと便利なショートカットばかりです。パソコンユーザーは必見です！
【時短を求めた男の末路】残業を月50時間減らす職場社畜アイテム15選
社畜を自称される方による、残業を減らす社畜アイテムが公開されています。
ノイキャン付きイヤホンや卓上タイマーなど、効率的に仕事をするためのアイテムが紹介されています。
社畜の方がおすすめするアイテムですから、説得力があります。
他にも、「【時短を求めた男の末路】1年が425日になる社畜アイテム30選」「【時短×健康】自炊時間を0にしつつ健康も手に入れる社畜メシ【nosh】」など気になる動画が多数投稿されています。
プロが教えてくれる1番わかりやすい仕事術！
ブルース・デイズリー著『Google・YouTube・Twitterで働いたぼくがまとめたワークハック大全』の一部を解説した動画です。
世界的な大手IT企業で働いてきた著書のワークハックをわかりやすく解説しています。
気になった方は書籍を購入してみてはいかがでしょうか。
仕事時短術でできたプライベート時間で何をする？
仕事を時短・効率化してできたプライベート時間は何に使いますか？
新しい趣味を始めたり、旅行に行ったり、家族や友人と過ごす時間を増やしたり、リラックスする時間を過ごしても良さそうです。
また、資格の勉強やボランティア活動など、時間の使い方の可能性は無限大です。
ここで、時間の使い方について一つご提案させてください！
最近、このようなことを思っていませんか？
- 一人の時間も楽しいけど、誰かと一緒に楽しい時間を過ごしたい
- 一人でいると寂しくなるときがある
- 満たされない時間がある
- 気兼ねなく色んな話をしたい
- キュンキュンする時間を過ごしたい
- いつも気を使い疲れてしまう、気疲れしない時間を過ごしたい
このようなときは、ぜひ出張ホストをご利用ください★
老舗出張ホストのエテルナでは研修を受けたキャストが、お客様と一緒の時間を大切にし、楽しいひと時をお過ごいただけるようエスコートいたします。
ご興味のある方は、ぜひホームページをご覧ください♪
ご質問やご予約に関して、お気軽にお問い合わせください。
また、出張ホストによるツイキャスも行っておりますので、ご都合がよろしければ、ぜひご視聴ください★
気に入ったメンズと一緒に、日常を忘れて楽しい時間を過ごしてみませんか。
出張ホスト募集要項